Si, il titolo è corretto, una delle prime organizzazioni a fare uso degli strumenti di “collective intelligence”, quali blogs e wiki, è stata proprio l’agenzia al centro del sistema di intelligence più celebre al mondo, e l’ha fatto adottando una sola policy:
Condividere in ampi confini e senza gerarchie.
Saranno molti quelli che si sorprenderanno o storceranno il naso leggendo quest’ultimo passaggio, ma questo è un principio fondamentale per il successo di un vero modello di comunicazione emergente all’interno delle organizzazioni come dimostra il caso che andremo a esaminare nel dettaglio.
Condividere in ampi confini: il caso Intellipedia
Settembre 2001: il sistema di difesa e di intelligence americano dimostra chiaramente di non funzionare. Non riesce infatti, a prevedere o a contrastare i colossali attacchi a uno dei suoi principali centri finanziari, il World Trade Center, ed al suo nucleo militare, il Pentagono. Anche negli anni successivi lo stato di salute dell’intelligence, nonostante l’ampiezza di personale e mezzi, messi a disposizione da budget a un’indefinita pluralità di zeri, non migliora in modo significativo, e contribuisce infatti a generare i sospetti sulle mai ritrovate armi di distruzione di massa che hanno portato alla disastrosa guerra in Iraq.
Emerse in seguito che il problema non era che non ci fossero adeguate informazioni disponibili, ma che erano distribuite e celate all’interno delle numerose organizzazioni (sedici complessivamente) parti del sistema e non si riusciva ad utilizzarle o ad assimilarle nei tempi adeguati. Per questo fu prevista sotto la guida di John Negroponte una riforma dell’intero settore, che si concretizza nel 2004 nelle sue prime formalizzazioni teoriche:
US policy-makers, war-fighters, and law-enforcers now operate in a real-time worldwide decision and implementation environment. The rapidly changing circumstances in which they operate take on lives of their own, which are difficult or impossible to anticipate or predict. The only way to meet the continuously unpredictable challenges ahead of us is to match them with continuously unpredictable changes of our own.
We must transform the Intelligence Community into a community that dynamically reinvents itself by continuously learning and adapting as the national security environment changes.
- D. Calvin Andrus, CIA, 2004
In sostanza la CIA parlava di riconfigurabilità adattativa e di comunità per la condivisione della conoscenza in un’organizzazione, quando gli stessi concetti di web 2.0 erano ancora in via di definizione, e quelli di enterprise 2.0 poco più che immaginati.
Proprio sulla base di questo framework teorico, esplicitato meglio in un successivo paper, fu creata Intellipedia da parte dei responsabili IT della CIA, una wikipedia delle informazioni di intelligence aperta, assieme a altri sistemi di condivisione, con poche restrizioni ed indirizzata non solo all’interno dell’agenzia stessa, ma a tutte le sedici agenzie parte dell’Intelligence Community americana.
Ma come? Un’organizzazione come la CIA non ha avuto paura dell’approccio wiki alla condivisione delle informazioni e delle possibili fughe di notizie?
La risposta è si, ma adottando una policy adeguata, ha reso i vantaggi nettamente superiori ai rischi.
Intellipedia: le ragioni del successo
Intellipedia non offre una semplice wiki per la Intelligence Community, come a volte affermato, ma integra un’ampia serie di strumenti che risiedono tutti su una rete dedicata accessibile in base a vari gradi di privilegi e di riservatezza, e che comprendono:
- Intelink blogs : blogs
- Tag|Connect: uno strumento di social bookmarking interno
- Inteldocs : un sistema per la condivisione di files e documenti
- Gallery : una propria versione di Flickr
- iVideo: una propria versione di Youtube
- Intelink Instant Messaging:una soluzione di instant messenging aziendale
- Really Simple Syndication (RSS)
Come si può vedere l’adozione degli strumenti e delle tecnologie di condivisione più recenti è stata pervasiva, nonostante l’alto grado di segretezza a cui sono ovviamente vincolate tutte le agenzie che ne fanno uso.
Com’è stata possibile una simile apertura?
Dalle evidenze raccolte e da quanto affermato dai suoi iniziatori si possono individuare alcuni punti di rilievo
- Allargamento massimo e unicità della comunità di condivisione delle informazioni
- Separazione degli argomenti dalle loro relazioni con la gerarchia dell’organizzazione
- Eliminazione dei contributi anonimi per aumentare il senso di responsabilità nei partecipanti
- Sostituzione dei processi pre-esistenti che assolvevano a funzioni analoghe
In ogni caso l’adozione non si è comunque compiuta in modo immediato e senza resistenze, ma alla fine ha incontrato il successo e il favore di tutte le agenzie coinvolte diventando strumento fondamentale di lavoro per la grande maggioranza degli analisti dell’intelligence statunitense.
Se anche chi lavora per la CIA contribuisce in modo regolare alla condivisione delle informazioni con i suoi colleghi, perchè non può succedere nella mia azienda?
Come accennato, il successo di Intellipedia non è stato casuale nè privo di sforzi, a proposito si riportando alcune citazioni di Sean Dennehy e Don Burke, iniziatori del progetto alla recente conferenza di Boston sul mondo Enterprise 2.0:
The Intellipedia is less about technology and more about culture. It’s about how we do our job and the kind of things that we use to do that job
The Web 2.0 platform is particularly useful when contradictory information surfaces. In the past, deconfliction of intelligence reports typically meant choosing one report over the other, thus losing valuable information (particularly when intelligence becomes highly politicized).
Terrorism effectively is a distributed Web 2.0-like organization. Attacking that construct from a hierarchical system is difficult when intelligence personnel lack vital information on relationships and relevant linkages. Instead, people must come together and self-organize in “dynamic communities of interest, these tools allow people to identify themselves through a variety of relationships as being interested in a topic and join in a discussion or debate.”
“A formal taxonomy, a formal ontology, imply that you know the answer with great certainty. That’s not usually true in intelligence. The more you can allow people to create relationships and create relevance—and then debate and discuss—[it] will lead to a greater understanding of those issues, particularly if we reduce our structures that say, ‘I know the answer.’”
Quanto sopra rende evidente che l’adozione è stata accolta soprattutto da un cambiamento culturale interno, sia iniziale che sospinto in seguito dall’utilizzo degli stessi strumenti, agevolato dalla comprensione da parte dei loro “gardeners” del profondo valore che tali strumenti potevano apportare nel miglioramento della qualità delle informazioni e del lavoro dell’intelligence nel suo complesso, ed è stata inoltre ovviamente operata una campagna per promuoverne l’uso con riconoscimenti e premi originali.
Proprio sull’adozione dello strumento, Burke dichiara:
Many of the pioneering users of the Intellipedia have been individuals who have recognized that their conventional way of operation was not as effective as it should have been.These individuals are willing to explore other ways of doing business and to explore new avenues. After trying the new tools, they begin replacing some of their work processes with these tools. Their success through the power of these tools shows others the advantages that they can gain.
“The perception is that wikis are chaos, and that there is no way of knowing anything, and they’ll only lead to bad things, but what you see, when you get people replacing processes, is a pervasive quiet understanding that this is a better way of doing business.”
Intellipedia oggi è quindi diventata un successo, e conta migliaia di pagine visualizzate e circa 4000 utenti registrati, Dennehy commenta così:
“Change often comes amid resistance, when they first introduced copying machines to the intelligence community, when they first introduced e-mail to the intelligence community [...] initially there was skepticism and security concerns, but eventually these were adopted because of necessity.”
Questi strumenti sono visti quindi come inevitabili e fondamentali, così come il cambiamento culturale che li ha accompagnati.
Per concludere non deve sorprendere che le organizzazioni con il maggior bisogno di adoperare al meglio le proprie informazioni adottino modelli di condivisione e di intelligenza collettiva. E’ probabilmente solo con un uso diffuso della intelligenza infatti, e con la sua capacità di selezione e associazione delle informazioni stesse, che si può fronteggiare una mole di informazione etereogenea come quella raccolta complessivemente da sedici enti di sicurezza nazionale attivi su scala mondiale.
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